Política de Tratamiento de Datos

Con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos personales, en especial la Ley 1581 de 2012 (y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen) y el Decreto 1377 de 2013, a continuación le informamos los aspectos relevantes en relación con la recolección, uso y transmisión de Datos Personales que  INNMETEC S.A.S. (en adelante, la
“Compañía” o “Innmetec”) realiza de sus Datos Personales, en virtud de la autorización otorgada por usted para adelantar dicho ratamiento.

En esta política de tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”) encontrará los lineamientos y términos bajo los cuales la Compañía realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos. Esta política será aplicable a todos los datos personales o de cualquier otro tipo de información que
sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de la Compañía. Igualmente, esta Política también es aplicable a los Encargados del Tratamiento de Datos Personales, y es de obligatorio y estricto cumplimiento para la Compañía, sus colaboradores y empleados, y en general para cualquier tercero que sostenga vínculo contractual o jurídico con la Compañía o que tenga acceso a información tratada por
las mismas.

I. Definiciones

Para la interpretación de esta Política, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales;
• Base de Datos: conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de tratamiento, pertenecientes a un mismo contexto y lmacenamiento sistemático para su uso posterior;
• Cliente: Toda persona para quien la Compañía presta un servicio o con quien sostiene una relación contractual/obligacional;
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
• Dato Privado: Es un Dato Personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización previa, informada y expresa. Bases de datos que contengan datos como números telefónicos y correos electrónicos personales; datos laborales, sobre infracciones administrativas o penales, administrados por administraciones tributarias, entidades financieras y entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social, bases de datos sobre solvencia patrimonial o de crédito, bases de datos con información suficiente para evaluar la personalidad del titular, bases de datos de los responsables de operadores que presten servicios de comunicación electrónica;
• Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o del servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva
• Dato Semiprivado: Es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como son: Bases de datos que contengan Información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países.
• Datos Sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación;
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de la Compañía como Responsable de los datos;
• Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por la Compañía de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia;
• Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a la Compañía en virtud de una relación contractual/obligacional;
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, para efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, la Compañía;
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial o jurídica, suministre datos personales a la Compañía;
• Transferencia: Se refiere al envío por parte de la Compañía como Responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural/jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales;
• Trasmisión: se refiere a la comunicación de datos personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate datos personales;
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, usted deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, dando el sentido utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición exista duda alguna.

II. Uso y finalidad del Tratamiento

La Compañía reconoce que el Titular de los datos personales tiene derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en todo caso en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones con la Compañía. El Tratamiento de los datos personales se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales, de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información personal.

En virtud de la relación que se establezca entre usted y la Compañía, ésta recolecta, almacena, usa y transfiere Datos Personales, a compañías localizadas dentro y fuera de Colombia. Los Datos Personales son utilizados para:

• Ejecución de contratos suscritos con la Compañía.
• Pago de obligaciones contractuales.
• Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma.
• Soporte en procesos de auditoría externa/interna.
• Envío/Recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente.
• Resolución de PQR o derechos de petición.
• Registro de la información de los Clientes en la base de datos de la Compañía.
• Registro de la información de los empleados en la base de datos de la Compañía.
• Registro de la información de los Proveedores en la base de datos de la Compañía.
• Contacto con Clientes, empleados o Proveedores para el envío de información relacionado con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar.
• Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la información y datos personales, le corresponde a la Compañía.
• Con propósitos de seguridad o prevención de fraude.
• Realizar investigaciones, incluidas investigaciones secundarias y de seguimiento; así como estudios de mercado o investigaciones comerciales o estadísticas;
• Para realizar invitaciones a eventos académicos y/o de investigación organizados y promovidos por la Compañía o terceros;
• Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre usted y la Compañía.

Si usted nos proporciona Datos Personales, ésta información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de la Compañía salvo que (i) usted nos autorice expresamente a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, o (iv) según sea requerido o permitido por la ley.

A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus Datos Personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al personal de recursoshumanos, encargados, consultores, asesores y a otras personas y oficinas según corresponda.

La Compañía podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontratamos con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.

Adicionalmente, le informamos que una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de Innmetec o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley.

III. Tratamiento de Datos Sensibles

En caso de recolección de información sensible o relativa a menores de edad, el Titular tiene derecho a no otorgar la autorización, y a contestar o no las preguntas que le formulen y a entregar o no los datos solicitados. Los Datos Sensibles son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como lo pueden ser la orientación política, filosófica, religiosa, sexual, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, la salud, los datos biométricos y los datos de menores de edad sobre los que el titular ostenta la representación legal. Ninguna actividad puede condicionarse a la entrega de Datos
Sensibles. Los datos de menores de edad solo podrán ser entregados por el representante legal del menor bajo el previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado y, en estos casos, el tratamiento responderá y respetará el interés superior de las niñas, niños y adolescentes, y se asegurará el respeto de sus derechos fundamentales.

El tratamiento de Datos Sensible se realizará por parte de la Compañía, únicamente cuando:

• El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
• El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento se adoptarán las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

IV. Derechos del Titular

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que como titular le asisten en relación con sus datos personales son:

• Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a Innmetec como los Responsable del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía como Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;
• Ser informado por la Compañía, como Responsable del Tratamiento o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
• Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
• Abstenerse de responder las preguntas sobre Datos Sensibles o sobre datos de las niñas, niños y adolescentes.

La Compañía se reserva el derecho a verificar su identidad con relación a cualquier solicitud enlazada con información personal para garantizar y proporcionar la protección de la información recopilada a las personas a las que pertenece, y permitir que solo esas personas o sus representantes autorizados ejerzan derechos con respecto a ello. Si Usted es un agente autorizado que realiza una solicitud en nombre
de un consumidor, la Compañía podrá solicitar información adicional para verificar que está autorizado a realizar dicha solicitud.

La Compañía se reserva el derecho a rechazar su solicitud si no se logra verificar su identidad. La Compañía dará su mayor esfuerzo en brindar información sobre la denegación, y ofrecerá una explicación sobre motivos, hechos y razones de la denegación de su solicitud.

V. Administración de Herramientas Digitales

Dependiendo de cómo acceda a los servicios en línea de la Compañía, podemos usar “cookies” o similares tecnologías, para registrar datos de registro. La recopilación de estos datos se realiza de conformidad con los términos y condiciones contenidos en la “Política de Cookies” disponibles en el siguiente link Política de Cookies.

VI. Procedimiento para el ejercicio de sus derechos como titular

Para la atención de peticiones, consultas y reclamos en materia de protección de Datos Personales, los Titulares podrán remitir sus peticiones o consultas al siguiente correo electrónico: gerenciatecnica@innmetec.com.

Tenga en cuenta que una vez usted ponga en conocimiento al área responsable, su solicitud o petición en relación con sus Datos personales será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles desde el recibo de la solicitud o petición. Para la
correcta y completa consideración de su petición, solicitud o reclamo, le solicitamos allegar la identidad del solicitante, su número de identificación, la dirección de notificaciones/respuestas y los documentos que quiere hacer valer.

Si su solicitud o petición no tiene los datos y hechos suficientes que permiten a Innmetec atenderla de forma correcta y completa, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, petición o reclamo para que subsane sus fallas. Después de transcurridos quince (15) días desde la fecha del requerimiento, si usted como solicitante no ha subsanado según lo requerido, la Compañía entiende que ha desistido de su solicitud.

VII. Ajustes a la Política

Con miras a mantener la vigencia de la presente Política, la Compañía puede ajustarla y modificarla, indicando la fecha de la actualización en la página web. No obstante, cualquier cambio sustancial en su contenido, en particular aquellos referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del tratamiento de los datos personales, que puedan afectar el contenido de la autorización, se comunicará oportunamente a los titulares de los datos personales de manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas, mediante la página web o el empleo de otros medios. Fecha de entrada en vigencia: mayo de 2024.